Inventory
Hier geht's darum, den RWTH-Inventarprozess, der alle paar Jahre auf uns zukommt, für uns so schmerzfrei und einfach wie möglich zu machen — ohne dafür ein riesiges Softwareprojekt zu starten.
iOS & macOS App
Inventorize from the app and manage your devices.
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Team
- Clarissa & Jennifer: aktiv beteiligte "Kundinnen" und Endanwenderinnen unserer Lösung
- Jan Erik: Systemadministrator, verantwortlich für Hardware (Server) sowie Software (Datenexport & Aktualisierungen, Backend & Frontend Inventur-App)
Die folgenden Punkte basieren auf Jans initialen Annahmen, die dann in Gesprächen mit Clarissa, Sofie, Adrian, Christian und Sebastian konkretisiert wurden.
Who's the User? Benutzergruppen und Stakeholder, wichtigste zuerst
- Sekretariat i10: unsere Primärnutzer, die Inventarisierung und Inventur durchführt; aktiv zu jeder Phase am Entwurf beteiligt (Participatory Design) — für sie soll die Arbeit so leicht wie möglich werden. Clarissa möchte dabei auch weitere Hiwis kurzfristig zur Inventur einsetzen.
- Der i10-Admin (Jan Erik): unser Sekundärnutzer, verwaltet i10-Hardware
- Andere i10-Mitarbeiter: Müssen gelegentlich etwas im Inventar suchen oder aktualisieren (Raum, aktueller Besitzer)
- ZHV-Mitarbeiter: Müssen die RWTH-Inventur mit unserem Input machen (dazu aber das System nicht direkt nutzen) — Michael Hammers, Dennis Johr, Abt. 7.5
What's the Task? Die wichtigsten (häufigsten) Workflows und Prozesse, die wir vereinfachen wollen, wichtigste zuerst
- Die Inventur (nur alle 3 Jahre, aber sehr zeitaufwändig): Suchen sehr zeitaufwändig, deshalb Ansprechpartner+Nutzer+Raum (User automatisch aus LDAP, bei i10-Verlassen Workflow wie bei Beverages. externe Nutzer muss Sekretariat anlegen)
- Inventarisierung neuer Gegenstände (laufend, alle paar Wochen ein Gegenstand) — mit Möglichkeit, bei Inventur Bestände und Bezeichner aus der ZHV-Liste bei uns nachzupflegen.
- Suchen eines Gegenstands (möglichst mit derzeit "verfügbaren" Gegenständen z.B. im Admin Office, im Gegensatz zu "belegten" Dingen in aktiver Benutzung)
- Aktualisierung eines Gegenstands (z.B. vergebene RWTH-Inventarnummer, aktueller Ort oder Besitzer, häufig bei Weitergabe an Studenten oder kurzfristiger Ausleihe vom Admin)
- Deinventarisierung: ZHV-Deinventarisierung separat von i10-Deinventarisierung führen.
What's the Context? Arbeitsumfelder und Situationen, in denen die Tasks erfolgen
- Inventur: mobil herumlaufend am Lehrstuhl (Vor- und Nachbereitung am Arbeitsplatz, z.B. Listen für ZHV generieren)
- Inventarisierung neuer Gegenstände: am Arbeitsplatz (Sekretariat via Admin-Interface)
- Suchen, Aktualisieren, Deinventarisieren: teilweise mobil, teilweise am Arbeitsplatz