Inventory

Hier geht's darum, den RWTH-Inventarprozess, der alle paar Jahre auf uns zukommt, für uns so schmerzfrei und einfach wie möglich zu machen — ohne dafür ein riesiges Softwareprojekt zu starten.

iOS App

Inventorize from the app and manage your devices.

Latest version: 1.8 (11.12.2020)

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Team

• Clarissa, Zornitsa, Vera, Sofie: aktiv beteiligte "Kundinnen" und Endanwenderinnen unserer Lösung
• Christian: Senior Advisor aus Admin-Sicht, sowohl als Inventar-Betreuer für Hardware als auch für die geplante IT-Lösung (Datenmodell, Server, VMs)
• Adrian: Lead Developer für das Backend und Web-Frontend zum Ansehen, Durchsuchen, Exportieren des Inventorys
• Sebastian: Lead Developer für die iOS-App, um die Inventur selbst vor Ort zu machen

Die folgenden Punkte basieren auf Jans initialen Annahmen, die dann in Gesprächen mit Clarissa, Sofie, Adrian, Christian und Sebastian konkretisiert wurden.

Who's the User? Benutzergruppen und Stakeholder, wichtigste zuerst

1. Sekretariat i10: unsere Primärnutzer, die Inventarisierung und Inventur durchführt; aktiv zu jeder Phase am Entwurf beteiligt (Participatory Design) — für sie soll die Arbeit so leicht wie möglich werden. Clarissa möchte dabei auch weitere Hiwis kurzfristig zur Inventur einsetzen.
2. Die i10-Admins (Christian, Adrian): unsere Sekundärnutzer, verwalten i10-Hardware
3. Andere i10-Mitarbeiter: Müssen gelegentlich etwas im Inventar suchen oder aktualisieren (Raum, aktueller Besitzer)
4. ZHV-Mitarbeiter: Müssen die RWTH-Inventur mit unserem Input machen (dazu aber das System nicht direkt nutzen) — Michael Hammers, Dennis Johr, Abt. 7.5

What's the Task? Die wichtigsten (häufigsten) Workflows und Prozesse, die wir vereinfachen wollen, wichtigste zuerst

1. Die Inventur (nur alle 3 Jahre, aber sehr zeitaufwändig): Suchen sehr zeitaufwändig, deshalb Ansprechpartner+Nutzer+Raum (User automatisch aus LDAP, bei i10-Verlassen Workflow wie bei Beverages. externe Nutzer muss Sekretariat anlegen)
2. Inventarisierung neuer Gegenstände (laufend, alle paar Wochen ein Gegenstand) — mit Möglichkeit, bei Inventur Bestände und Bezeichner aus der ZHV-Liste bei uns nachzupflegen.
3. Suchen eines Gegenstands (möglichst mit derzeit "verfügbaren" Gegenständen z.B. im Admin Office, im Gegensatz zu "belegten" Dingen in aktiver Benutzung)
4. Aktualisierung eines Gegenstands (z.B. vergebene RWTH-Inventarnummer, aktueller Ort oder Besitzer, häufig bei Weitergabe an Studenten oder kurzfristiger Ausleihe vom Admin)
5. Deinventarisierung: ZHV-Deinventarisierung separat von i10-Deinventarisierung führen.

What's the Context? Arbeitsumfelder und Situationen, in denen die Tasks erfolgen

• Inventur: mobil herumlaufend am Lehrstuhl (Vor- und Nachbereitung am Arbeitsplatz, z.B. Listen für ZHV generieren)
• Inventarisierung neuer Gegenstände: am Arbeitsplatz (Sekretariat via Admin-Interface)
• Suchen, Aktualisieren, Deinventarisieren: teilweise mobil, teilweise am Arbeitsplatz

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