Information for authority to sign "sachlich richtig"

All purchases at the chair have to be signed "sachlich richtig" before proceeding. If you get the authority to sign "sachlich richtig", you have to know about the commitments you accept.

Official regulations

The official regulations (from 2008) can be found in the "Dienstanweisung". Appendix 2 deals with the regulations for "sachlich richtig":

2. Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit (Vermerk „sachlich richtig“)

1. Die Feststellung der sachlichen Richtigkeit umfasst insbesondere die Verantwortung dafür, dass
   • die in der Anordnung und in den sie begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung und Buchung maßgebenden Angaben vollständig und richtig sind,
   • nach den geltenden Vorschriften und Dienstanweisungen, insbesondere nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, verfahren worden ist,
   • die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war,
   • die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,
   • Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind,
   • die übrigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen für die Zahlung vorliegen (z.B. Mittelverfügbarkeit) und
   • die angeforderte Zahlung nach ihrem Rechtsgrund richtig ermittelt worden ist.
2. Zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit ist befugt die Kanzlerin bzw. der Kanzler sowie andere Bedienstete, denen diese Befugnis für ihren Verantwortungsbereich schriftlich übertragen worden ist.
3. Die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit kann folgenden Personen übertragen werden:
   • Professorinnen, Professoren sowie Juniorprofessorinnen / -en
   • Mitarbeiter/-innen des wissenschaftlichen Dienstes, die mindestens in Entgeltgruppe EG 13 beschäftigt sind bzw. BesGr. A 13 BBesG angehören,
   • Mitarbeiter/-innen des nichtwissenschaftlichen Dienstes, die mindestens in Entgeltgruppe EG 10 beschäftigt sind, soweit sie überwiegend mit kaufmännischen bzw. buchhalterischen Aufgaben betraut sind und eine Übertragung an Mitarbeiter/innen des wiss. Dienstes nicht möglich oder sinnvoll ist,
   • Mitarbeiter/innen der Zentralen Hochschulverwaltung, soweit sie mit kaufmännischen, buchhalterischen oder anderen geeigneten Aufgaben betraut sind.
4. Die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit kann Professorinnen oder Professoren, die an der RWTH in den Ruhestand getreten sind, befristet weiter übertragen werden. Die Übertragung bedarf der Zustimmung der / des jeweiligen Dekanin / Dekans.

Asking about more clarification, Phil sent this mail to the administration (response below)

Da ich bisher keine buchhalterische Erfahrung habe, sind einige der Formulierungen für mich nicht klar und ich würde mich freuen, wenn Sie sie mir erklären können bzw. mich in die Richtung weisen, wo ich mehr Informationen finden kann. Anlage 2, Nr. 2.1 enthält folgende Punkte:

• Die Feststellung der sachlichen Richtigkeit umfasst insbesondere die Verantwortung dafür, dass

• Was sind die Folgen dieser Verantwortung? Da ich z.B. kein Jurist bin: Was passiert, wenn ich bei einer Bestellung nicht sehe, dass der “Rechtsgrund” nicht richtig ermittelt wurde? Was bedeutet es, sollte ich bei einer Bestellung einen der Punkte übersehen?

• die in der Anordnung und in den sie begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung und Buchung maßgebenden Angaben vollständig und richtig sind,
  • ist mit “Anordnung” z.B. die Bestellung gemeint, die getätigt werden soll?
  • Woher weiß ich, was für so eine Anordnung nötig ist, um “vollständig” zu sein?
• nach den geltenden Vorschriften und Dienstanweisungen, insbesondere nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, verfahren worden ist, 
  • Wo finde ich die “geltenden Vorschriften” und ist mit “Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit” noch mehr gemeint als “nicht mehr Geld ausgeben, als man hat”?
• die übrigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen für die Zahlung vorliegen (z.B. Mittelverfügbarkeit) und
  • Was sind die “übrigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen” (im 2. Punkt ist ja die Wirtschaftlichkeit schon enthalten)?
• die angeforderte Zahlung nach ihrem Rechtsgrund richtig ermittelt worden ist. 
  • Diesen Punkt verstehe ich nicht, da ich nicht weiß, wie ich den “Rechtsgrund” prüfen soll, wenn von einer dritten Seite eine Zahlung gestellt wird. Was ist damit gemeint?

Response from Abteilung 7.2

• Mit der Sachlichen Richtigkeit bestätigen Sie, dass die Inhalte einer Rechnung korrekt wiedergegeben sind, heißt, dass z.B. die Liefermenge mit der Lieferung sowie die Leistung mit dem Auftrag übereinstimmt. Wenn Sie etwas übersehen, liegt die Verantwortung darin, dass Sie/das Auftrag Gebende Institut sicherstellen, dass eine Rechnungskorrektur erfolgt. 
• Mit Anordnung ist die Anweisung zur Zahlung einer Rechnung gemeint, für diese Anordnung ist die sachliche Richtigkeit notwendig
• Die geltenden Vorschriften finden Sie auf der Intranetseite der Abt. 7.3 – Zentraleinkauf, hier möchte ich Sie besonders auf das Rundschreiben zur Unterschwellenvergabeordnung (Rundschreiben) hinweisen
• Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit fordert, dass öffentliche Verwaltungen ihr finanzwirtschaftliches Handeln am ökonomischen Prinzip ausrichten sollen
• Die übrigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen besagen, dass aus einem PSP-Element finanziert werden muss, welches gedeckt ist, heißt dass genügend Budget auf dem Konto vorhanden ist
• Der Rechtsgrund wird so ermittelt, dass geprüft wird, ob die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt